Fiziki və hüquqi şəxslərin müxtəlif fəaliyyət sahələrində Rusiya Federasiyasının ərazisində təsdiq edilmiş sənədlərin təsnifatı sistemindən istifadə olunur. Kağızların tərtibi, saxlanması, dövriyyəsi və istifadəsi ofis işi kimi bir intizamla həyata keçirilir. Bu yazıda biz onun bütün aspektlərini öyrənəcəyik. Sənədlərin konsepsiyasını və təsnifatını, onların funksionallığını və məsələnin digər aspektlərini nəzərdən keçirin.
Ofis işi: ümumi müddəalar
Başlamaq üçün qeyd etmək lazımdır ki, sənədləşdirmə dəstəyi sənədlərin dizaynı, formalaşması, saxlanması və emalından ibarət olan xüsusi bir fəaliyyət sahəsidir. Sənədin necə görünməsindən və içindəki məlumatlardan, onunla işin təşkilinin necə həyata keçirildiyindən, müəyyən dərəcədə əhəmiyyət kəsb edən bu və ya digər idarəetmə qərarının vaxtında və düzgün qəbul edilməsindən asılıdır. Sənədlər müəssisələrin, şirkətlərin, firmaların fəaliyyətini nəzərə alır və əks etdirir. Bununla əlaqədaruçotun aparılması qanunun göstərişi kimi xidmət edir. Auditlər prosesində, ilk növbədə, şirkətin fəaliyyətini qeyd edən sənədlərə yenidən baxılır.
Qanunvericilik Çərçivəsi
Sənədlərin növlərini və onların təsnifatını təhlil etməzdən əvvəl qanunvericilik bazası ilə tanış olmaq məsləhətdir. Beləliklə, məlumatı və onun qorunmasını tənzimləyən Federal Qanun məlumatın sənədləşdirilməsi öhdəliyini müəyyən edir və bir sıra əsas parametrləri müəyyənləşdirir. Adı çəkilən normativ akt həm də informasiya texnologiyalarının inkişafı və sonrakı istifadəsi zamanı yaranan münasibətləri tənzimləmək üçün nəzərdə tutulub. Qeyd etmək lazımdır ki, məcburi sənədlər digər qanunlarla müəyyən edilir. Xüsusilə, Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsi fəaliyyətin hüquqi bazasını və ofis işinin müvafiq qaydasını müəyyən edir. Rusiya Federasiyasının Vergi Məcəlləsi sənədlərin təsnifatlarından birini təşkil edən standart vergi sənədlərini müəyyən edir. Onların vasitəsilə fiziki şəxslərin və təşkilatların kommersiya işlərinin mühasibat uçotunun aparılması, habelə vergi ödənişlərinin və rüsumların dövlət büdcəsinə vaxtında tutulması təmin edilir.
Bundan başqa, qüvvədə olan Qanun sənədlərin nümunələrini müəyyən edir. Beləliklə, Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsi təsis müqavilələrinin, müqavilələrin, nizamnamələrin və s. məzmunu və tərkibinə dair tələbləri nəzərdə tutur. Qaydalar bu gün istifadə edilən müxtəlif üsullardan istifadə etməklə göndərilməli olan sənədlərin formalarını müəyyən edir.
RF sənədlərinin təsnifatı
Qeyd etmək lazımdır ki, Rusiya Federasiyasının ofis işinin inzibati sisteminə çoxsəviyyəli bir təsnifat daxildir. Bunu daha ətraflı nəzərdən keçirmək məsləhətdir. Sənədlərin əsas təsnifatı aşağıdakı komponentlərin mövcudluğunu nəzərdə tutur:
- Təşkilati və inzibati sənədlər. Buraya qərarların, protokolların, təlimatların, nizamnamələrin, sərəncamların, müddəaların daxil edilməsi məqsədəuyğundur.
- Ümumi xarakterli sənədlərin təsnifatına daxil edilmiş arayış və məlumat sənədləri. Söhbət sertifikatlar, memorandumlar, aktlar, teleqramlar, məktublar və s.-dən gedir.
- Personala görə. Qeyd etmək vacibdir ki, sənədlərin bu təsnifatına bəyanatlar, əmək kitabçaları, xarakteristikalar, müqavilələr, əmrlər və s. daxildir.
Sənədlərin fərdi, şablon və standart kimi formalarını ayırmaq adətdir. Təqdim olunan nümunələr məqsədlərinə görə sənədlərin təsnifatını təşkil edir.
Digər sənədlər növləri
Sənədlərin məzmunca sadə və ya mürəkkəb ola biləcəyini bilməyə dəyər. Mühasibat sənədlərinin qəbul edildiyi yerdə təsnifatı xarici və daxili sənədlərin olmasını nəzərdə tutur. Mənşəyinə görə, onlar şəxsi və rəsmi sənədləri fərqləndirirlər. Yararlılıq müddətinə görə qiymətli kağızları daimi, eləcə də 10 ildən çox və ya az olanlara təsnif etmək adətdir. Aşkarlıq əlamətinə uyğun olaraq, məxfi və məxfi olmayan sənədlərin mövcudluğunu nəzərdə tutan normativ sənədlərin xüsusi təsnifatı qəbul edilmişdir. Əlavə etmək lazımdır ki, birinci qrupa məxfi və tamamilə daxildirgizli sənədlər. Səs yazma üsuluna görə səs, əlyazma, elektron, qrafik, foto və kino materialları və s. Son qruplaşma həmçinin sənədlərin xüsusiyyətlərə görə təsnifatı adlanır.
Təcili və təcili olmayan sənədlər
Qiymətli kağızlar təcili və qeyri-təcili olaraq təsnif edilə bilər. Mərhələlərə görə qaralamaları, çıxarışları, orijinalları (başqa sözlə, orijinalları), habelə surətləri ayırmaq adətdir. Dövlət xarakterli sənədlər ayrıca kateqoriyaya daxildir. Mövcud qanunvericiliyə uyğun olaraq səlahiyyətli strukturlar göstərişlər, sərəncamlar, göstərişlər, sərəncamlar, qərarlar, fərmanlar və qərarlar verir.
İlkin sənədlər
İlkin sənədlərin kifayət qədər həcmli kateqoriyasını ayrıca nəzərdən keçirmək məsləhətdir. Buraya tədqiqat, təkmilləşdirmə, müşahidə və digər sosial fəaliyyətlər prosesində əldə edilmiş əsas məlumatları əks etdirən sənədlər daxildir. Qeyd etmək lazımdır ki, mühasibatlıqda ilkin sənədləşmə təsərrüfat əhəmiyyətli əməliyyatların icrası zamanı formalaşır. Artıq həyata keçirilmiş müəyyən faktların sübutu və ya sübutu kimi çıxış edir. Mənbə sənədlər qrupuna, məsələn, sertifikatlar, aktlar, hesab-fakturalar, orderlər və s. Onların əksəriyyəti üçün xüsusi vahid formalar təsdiqlənir. Məsələn, bu günə kimi ticarət əməliyyatlarının, əsas vəsaitlərin, pul hesablaşmalarının və əməyin uçotu üçün xüsusi sənədlər formaları müəyyən edilmişdir.
Sənəd təfərrüatları
Müəyyən bir kağız üçün vahid forma yoxdursa, şirkətdə daxili forma formalaşır. Buna baxmayaraq, hər halda, orada müəyyən detallar olmalıdır:
- Sənədin adı.
- Tərtib tarixi.
- Təşkilat adı.
- İqtisadi əhəmiyyət kəsb edən əməliyyatın mahiyyəti.
- Ölçü cihazları.
- Məsuliyyət daşıyan işçilərin siyahısı.
- Səlahiyyətli işçilərin şəxsi imzaları.
Daxili ofis işi
Struktur rəhbərliyinin göstərişlərinə uyğun olaraq və müstəqil şöbələrin rəhbərlərinin təşəbbüsü ilə müxtəlif müddəaların işlənib hazırlanması aktualdır. Sənədlərin bu qruplaşmasına standart və fərdi aktlar daxildir. Qeyd etmək lazımdır ki, sonuncunun məzmunu ilk növbədə şirkətin təşkilati strukturuna daxil olan idarəetmə bölmələrinə, şöbələrə, emalatxanalara aiddir. Tipik sənədlər, bir qayda olaraq, əsas istehsalın sexlərinə aiddir.
Bilməlisiniz ki, reqlament layihəsi podratçı tərəfindən formalaşdırılır, bundan sonra şirkətin hüquq şöbəsi ilə razılaşdırılır. Etiraz və ya iradlar yaranarsa, onlar ayrıca vərəqdə və ya hazırkı sənədin ikinci nüsxəsində qeyd edilir. Müəssisədə inzibati xarakterli əsas akt direktorun əmridir. Bu sənədin köməyi ilə strukturun fəaliyyətinin proseduru, qərar və göstərişlər, müxtəlif növ hadisələr, işlərin nəticələri və ya yoxlamaların nəticələri tərtib edilə bilər.
Hesabat, izahat və xidmət qeydi
Memorandum konkret faktı və ya məsələni, nəticəni və ya təklifi bəyan edən sənəddir. Təşkilatın rəhbərliyinə və ya daha yüksək bir struktura göndərilə biləcəyini bilməyə dəyər. Memo, bir şirkətdə daxili yazışma növünün formalarından biri olan bir məktub növü kimi başa düşülməlidir. Bir qayda olaraq, o, struktur bölmələrindən şirkətin tamamilə istənilən ünvanına göndərilir. Burada istisna birbaşa rəhbərlikdir. Nəzərə almaq lazımdır ki, memorandum konkret şirkət rəsmisi tərəfindən də göndərilə bilər. Adlandırılmış sənəd məlumatlandırıcı, proaktiv və ya hesabat xarakterli kimi müəyyən edilə bilər.
İzahedici qeyd əsas aktın müəyyən müddəalarının (proqram, hesabat, plan) məzmununun izahı kimi xidmət edən kağız kimi qəbul edilməlidir. Bundan əlavə, o, rəhbərliyin göstərişlərinin yerinə yetirilməməsi və ya nizam-intizamın pozulmasının səbəblərini izah edə bilər.
Təlimatlar
Təlimatlar hazırda iki qrupa bölünür. Birinci kateqoriyaya daxil olan sənədlər vəzifəli şəxslərin, bölmələrin və s. iştirak etdiyi müəssisədə müəyyən prosesin yerinə yetirilməsi qaydasını tənzimləyir. Qeyd etmək lazımdır ki, konkret işçilərin hüquqlarını, vəzifələrini, məsuliyyətlərini və funksional imkanlarını müəyyən edən vəzifə təlimatlarıdır (ikinci qrup). Bu sənədlər əmr və qanunların göstərişlərinin (fərmanlar, sərəncamlar və s.) icra edilməli olduğu prosedurun izahı ola bilər. İş təsvirlərini əlavə etmək lazımdırsabit və ya daimi ola bilər. Bununla belə, daimi qiymətli kağızlar hər halda hər 3-5 ildən bir nəzərdən keçirilir və nəzərdən keçirilir.
Nəticə
Beləliklə, biz qiymətli kağızların konsepsiyasını, əsas təsnifatlarını və mövzunun digər aspektlərini nəzərdən keçirdik. Sonda qeyd etmək lazımdır ki, bu gün Rusiya Federasiyasının ərazisində ofis işi kifayət qədər inkişaf etmiş bir kateqoriyadır. İnsan həyatının indiki mərhələsində bu fəaliyyət lazımi sənədlərin səriştəli və vaxtında formalaşdırılmasını, habelə aktlarla işin təşkilini (məs, qəbulu, ötürülməsini, emalını, hazırlanmasını, nəzarətini, saxlanmasını, qeydiyyatını, sistemləşdirilməsini, hazırlanmasını) əhatə edir. arxivləşdirmə və məhv etmə). Ofis texnologiyasının tənzimlənməsi bir sıra istiqamətlərə uyğun olaraq həyata keçirilir. Buraya standartlaşdırma, qanunvericilik tənzimləməsi, habelə dövlət əhəmiyyətli hüquqi-normativ və metodoloji aktların formalaşdırılmasının daxil edilməsi məqsədəuyğundur.
Bu və ya digər şəkildə, təşkilat və sonrakı uçotun aparılması xüsusi bacarıqların və peşəkar biliklərin məcburi olmasını tələb edir. Belə ki, bu işin həyata keçirilməsi üçün şirkətlərdə müvafiq şöbələr və ya xidmətlər yaradılır. Qeyd etmək lazımdır ki, kiçik firmalarda ofis işləri ilə katiblər məşğul olur, müəssisənin sənədlərinin vəziyyətinə isə rəhbərin səlahiyyət verdiyi işçilər cavabdehdirlər. İstənilən halda sənədlərin hər bir qrupunun öz yeri olmalıdır. Adətən onlar xüsusi odadavamlı şkaflarda saxlanılır. VəNəhayət, işçilər uçotun düzgün aparılmamasına görə intizam tənbehinə məruz qala bilərlər. Bilikləri praktikada tətbiq edərkən bunu yadda saxlamaq lazımdır.
