Məqalədə daxil olan və gedən sənədlər, sənəd axını və onun strukturu, sənəd axını, onun rejimi və dövriliyi, daxili və xarici sənədlər kimi anlayışlar üçün izahatlar verilir. Ofis işləri zamanı zəruri məlumatların işıqlandırılması və cari işlərdə və arxivlərdə saxlanması yolları verilmişdir.
Sənəd axınının növləri
İnformasiya əsrində hər hansı istehsal, istehlak, tənzimləmə və ya paylama strukturunun fəaliyyətini sənədləşməsiz təsəvvür etmək mümkün deyil. Bugünkü informasiya kağızı və elektron bumda sənədlərlə işləmək getdikcə mürəkkəbləşir. İnformasiya daşıyıcıları dəyişir, onu emal edən insanlar dəyişir, informasiyadan istifadənin hüquqi sahəsi dəyişir. Sənəd axınının konsepsiyası və strukturu da dəyişilə bilər.
Sənəd sənəd axınının vahidi kimi
Sənəd hər hansı maddi obyekt şəklində qeydə alınan məlumatdır. Sənəd foto, video, səs yazısı ola bilər, onu da qeyd etmək olmazkağız daşıyıcıları və fayllar. Amma sənəd o zaman sənəd olur ki, bir sıra zəruri tələblər olsun. Bu tələblər təfərrüatlar adlanır və müəyyən növ sənədlər üçün qanun və ya qaydalarla müəyyən edilmiş məcburi xüsusiyyətlərdir. Təşkilati və inzibati sənədlərin qeydiyyatı üçün, məsələn, GOST R 7.0.97-2016 var. Ən vacib detallardan biri sənədin tarixidir (bəzən hətta vaxtıdır).
Sənəd axını nədir
Sənəd axını məlumat yaratma nöqtələri, məlumat emal nöqtələri, məlumat saxlama məntəqələri və məlumatın birbaşa istifadəçiləri arasında sənədlərin hərəkətidir. Sənəd axını sənədlərin növünə və onların məzmununa, rejiminə və dövriliyinə, hərəkət üsullarına və s. görə çox fərqlidir.
Təşkilatda (müəssisələr də nəzərdə tutulur) sənəd axınları istiqamətə görə daxil olan və çıxana bölünür. Sənədlərlə işləyərkən xətaların və qarışıqlığın qarşısını almaq üçün hər bir axın növü bir-birindən ayrılmalıdır.
Daxil olan sənəd axını təşkilata poçt, elektron poçtla gələn, məqsədli (kuryerlər vasitəsilə) gətirilən sənədlərdən ibarətdir. Girişdəki sənədlər çeşidlənməlidir, lazımsız - zibil qutusuna atılmalıdır. Zəruri və ya mümkün olan zəruri sənədlər qəbul tarixi, sənədin adı və onun rekvizitləri (sənədin tarixi, göndərənin adı və s.), hansı təşkilat bölməsi göstərilməklə jurnallarda (kağız və ya elektron) qeyd edilməlidir. sənəd göndərildi.
Gediş sənəd axını yaradılmış və sənədlərdən ibarətdirtəşkilat tərəfindən verilmiş və ya işlənmişdir. Bütün çıxan sənədlərə seriya nömrəsi verilməli, lazımi rekvizitlərin mövcudluğu və düzgünlüyü yoxlanılmalı, tarix göstərilməklə jurnallarda qeyd edilməlidir (bir qayda olaraq, bu sənədin imzalandığı tarixdir), gedən nömrə və sənədi hazırlayan şöbənin kodu.
Sənəd dövriyyəsini dərhal emal etmək mümkün olmadıqda (onun kəskin artması), təşkilat üçün çox vaxt çox baha başa gələn səhvlərə və gecikmələrə yol verməmək üçün sənədləri emal edən işçilərin sayını artırmaq lazımdır.
Sənəd axınının növləri çox fərqli ola bilər, hamısı təşkilatın fəaliyyət növündən və iş üsullarından asılıdır.
Böyük təşkilatlar və müəssisələr üçün düzgün strukturlaşdırılmış sənəd axını materialların və ya məhsulların axını qədər vacibdir. Böyük sənəd axını üçün hətta sənədli texnoloji proseslər hazırlanır və tətbiq edilir.
Xarici və daxili sənəd axını konsepsiyası
Təşkilatda daxil olan və gedən məlumatlara əlavə olaraq, daxili, yəni. yalnız təşkilat daxilində yaradılan və istifadə olunan məlumat. Bu məlumat müəyyən dərəcədə məxfiliyə malik ola bilər və hətta eyni departament daxilində ictimaiyyətə açıqlanmaya bilər. Eyni təşkilatın şöbələri arasında məktub mübadiləsi adətən qəbul edilmir. Sənədli ünsiyyət üçün şöbə müdirləri tərəfindən imzalanmış xidməti qeydlər (hesabatlar, izahat qeydləri, arayışlar) istifadə olunur. Qeydlərə əlavə olaraqtəşkilatlar əmrləri, təlimatları, sertifikatları, texniki sənədləri və digər sənədləri idarə edir.
Bu səbəblərə görə daxili sənəd dövriyyəsi aydın şəkildə tənzimlənməlidir ki, məxfi məlumatlar hətta çıxarışlar və ya hissələr şəklində ictimai yerlərə düşməsin. Buna görə də, daxili məlumat təşkilatdan, bəzən isə bir vahidin hüdudlarından kənara çıxmaq üçün nəzərdə tutulmur. Bu halda, bu cür məlumatlar yalnız şöbə müdirinin icazəsi ilə şöbədən şöbəyə ötürülür və ötürülmə zamanı (hətta təşkilatın arxivinə də) alıcını göstərən və onun almaq səlahiyyətini təsdiq edən xüsusi jurnallarda mütləq qeyd olunur (sənədlərlə işləmək icazəsi).
Sənəd axını parametrləri
Sənəd axını aşağıdakı parametrlərlə xarakterizə olunan mürəkkəb sistemdir:
- məzmun (və ya hansı funksiyaları yerinə yetirir);
- struktur;
- rejim və dövrilik;
- istiqamət;
- həcmi;
- digər.
Məzmun və ya funksionallıq
Bu sənəd axını parametri təşkilat tərəfindən istifadə edilən sənədlərin siyahısı və bu sənədlərdə olan məlumatların tərkibidir. Fəaliyyətləri çox spesifik və zamanla sabit olan az sayda təşkilat üçün bu dəyər sabitdir (adətən bunlar məhkəmələr, arxivlər, reyestrlər və digər qeyri-istehsal təşkilatlarıdır). Əksər təşkilatlar, xüsusən də istehsal təşkilatları üçün sənəd axını dəyişən qeyri-sabit dəyərdirmüxtəlif dəyişikliklərdən asılı olaraq: fəaliyyət növü, tərəfdaşlar, texnologiyalar, materiallar, qanunvericilik və dəyişən istehsal və müvəqqəti dəyişikliklərin digər tələbləri.
Sənəd axını strukturu
İş axınının konsepsiyası və strukturu sənədlərin təsnifatının və onların indeksləşdirilməsinin verildiyi xüsusiyyətlərlə təsvir edilə bilər, təşkilatın sənədlərinin istinad aparatında bütün istiqamətləndirmə sistemi formalaşır. Tipik olaraq, belə struktur sənəd axınının növünə və məqsədinə uyğundur.
Rejim və dövrlər
Bu parametrlər zamanla daxil olan məlumat yükündəki dəyişiklikləri müəyyən edir. Bu, məsələn, qəbul kampaniyası zamanı təhsil müəssisəsinin abituriyentlərinin şəxsi işləri ilə və ya sessiya və buraxılış zamanı tələbələrin sənədləri ilə işin həcminin kəskin artmasıdır.
Belə dəyişikliklər təşkilatın daxili ritmləri ilə bağlıdır və adətən kifayət qədər proqnozlaşdırıla bilən və planlaşdırılmışdır.
Sənəd axını istiqamətində dəyişikliklər
Bu dəyişikliklər informasiya emalı bölməsinin işinin məzmunu ilə bağlıdır. Bunlar sənədlərin qeydiyyatı üsullarında, sənədlərin icra müddətlərinə nəzarət üsullarında, onlarla tanış olmaq yollarında, xüsusən də müxtəlif sənədlərin təsdiqi və razılaşdırılmasında fərqlərdir. Sənəd axını istiqamətində dəyişikliklərə təşkilatların strukturunda və istiqamətlərindəki daxili dəyişikliklər də təsir edəcək.
Sənəd axınının həcmi
Sənəd axınının həcmi məbləğdirhəm sənədlərin sayı, həm də vərəqlərin, simvolların, ifaçıların və sənədin razılaşdırıldığı şəxslərin sayı ilə ifadə oluna bilən sənədlər (həm orijinal, həm də surətlər). Məsələn, müqavilə üzrə razılaşmalı olduğunuz və ya imzalamağınız lazım olan tərəfdaş təşkilatların sayı.
Təşkilatın iş prosesinə bütün axınlardakı sənədlərin ümumi sayı daxildir.
Təşkilatda sənəd axını ilə işin təkmilləşdirilməsi
Bu işi təkmilləşdirmək üçün bütün sənədləşmə prosesini öyrənmək, prosesi texnoloji cəhətdən səriştəli edən aydın tövsiyələr müəyyən etmək lazımdır: sənədlərlə işləyərkən təkrarları aradan qaldırmaq, ona aidiyyatı olmayan şöbələr tərəfindən sənədlərin təsdiqini istisna etmək lazımdır. Sənəd axını nə qədər böyükdürsə, təşkilatın inzibati aparatı və ya ən azı böyük hissəsi bir o qədər yüklənir.
Kadrların sənədlərlə işinin təkmilləşdirilməsinin əsas məqamlarından biri onların sənəd dövriyyəsinin bütün mərhələlərində peşəkar hazırlığının səviyyəsi, kadrların optimal iş yükü, hər bir şöbədə sənədlə işin aydın tənzimlənməsidir.
Böyük sənəd axını ilə tənzimləmə və standartlaşdırma mexanikləşdirmə və ofis avtomatlaşdırmasından istifadə etməyə, sənədlərlə işləyən işçilərin sayını optimal sayına qədər az altmağa imkan verir.
Təəssüf ki, mühasibat uçotu üsullarının qeyri-kamil olması səbəbindən sənəd axınının həcmi haqqında məlumat adətən lazımi səviyyədə qiymətləndirilir.
Əsassənəd axını üçün müasirlik tələbləri
- Nizamlılıq. İnsan fəaliyyətində məlumat axınındakı hər hansı bir tıxac və ya uğursuzluq bütün sistemin bütövlükdə pozulmasına səbəb olur. Sənədlərin həcminin artırılması əvvəlcədən nəzərə alınmalı və planlaşdırılmalıdır.
- İdarəetmə qabiliyyəti. İnformasiya axını idarə oluna bilər və idarə olunmalıdır. Ofis sistemi təkcə sabit deyil, həm də əməliyyatda çevik olmalıdır; heyət bütün ofis əməliyyatları üzrə universal təlim keçməlidir.
- Əməyin rasionallaşdırılması, mexanikləşdirilməsi və avtomatlaşdırılması vasitəsilə iş prosesinin səmərəliliyinin daim artırılması.
- Sənədlərin hərəkətinin marşrut-texnoloji xəritələrinin son tarixlər, icraçılar və s. göstərilməklə müntəzəm tərtibi və yenilənməsi.
- Sənədlərin standartlaşdırılması, onların emalı üsulları, düzgün arxivləşdirilməsi, hər bir sənəd üçün saxlama yerlərinin təyin edilməsi sənədlərin axtarışını və onlarla işi sürətləndirir.
