Təşkilati sistem deyildikdə, ayrı-ayrı bölmələrdən ibarət olan müəyyən struktur nəzərdə tutulur. Onlar müəyyən mülahizələrə əsaslanaraq bir-birinə bağlıdır. Yəni, bu, şöbələr və şirkət üçün qarşıya qoyulan məqsədlərdən və yerinə yetirilən funksiyalardan asılıdır. Bu, qərar qəbul edə bilən və bölmələrin fəaliyyətinə cavabdeh olan rəhbər işçilərin (mərkəzlərin) olmasını nəzərdə tutur.
Ümumi məlumat
Təşkilati idarəetmə sistemlərinin dizaynı və formalaşması ilə bağlı məsələlər təkcə yeni yaradılmış müəssisələr üçün deyil, həm də artıq fəaliyyət göstərən kommersiya strukturları üçün aktualdır, lakin onlar başqa şəraitdə fəaliyyət göstərməli olacaqlar. Bunun üçün yerinə yetirilən vəzifələrin və həll ediləcək vəzifələrin tərkibini və strukturunu dəyişdirmək lazımdır. Bu vəziyyətdə ilk addım rəsmi tikintinin təhlilidir. Diqqətstruktur bölmələrinin tərkibi, onlara cəlb olunan işçilərin sayı, onların yerinə yetirilən işin mürəkkəbliyinə və strukturuna uyğunluğu və oxşar cəhətlər.
Təhlil zamanı müəssisənin bütün vacib elementlərini ardıcıllıqla öyrənmək lazımdır. Bunlara informasiya təminatı və qarşılıqlı əlaqə, resurs və texnoloji təchizat, əmək resurslarının mövcud tələblərə uyğunluğu və bir-birini əvəz etmək imkanı daxildir. Təşkilati idarəetmə sistemini öyrənərkən iki suala cavab vermək lazımdır:
- Artıq mövcud olanlar seçilmiş fəaliyyət strategiyasının həyata keçirilməsinə nə dərəcədə kömək edə və ya mane ola bilər?
- Xüsusi problemləri həll etmək üçün hansı səviyyələr təyin edilməlidir?
Cavabları axtarın
Məqsədlərlə məşğul olmaq üçün kifayət qədər bir neçə yanaşma var. Onların hamısını nəzərdən keçirmək olduqca problemli olduğundan, yalnız ikisinə diqqət yetiriləcək:
- İfaçılar üçün şəxsi tapşırıqların və məqsədlərin xüsusi təyini.
- Qısa təşkilati təhlil.
Hər iki yanaşma müəssisənin əsas vəzifəsinə nail olmaq üçün işçinin şəxsi töhfəsinin nədən ibarət olduğunu üzə çıxarmağa yönəlib. Təşkilati sistemlərin idarə edilməsi üsulları da vacibdir. Bir sözlə, aşağıdakı üsullardan istifadə edərək hərəkət etməlisiniz:
- İntrospeksiya üsulu. İnzibati və idarəetmə kadrlarına xüsusi diqqət yetirilir. Məqsəd işçilərin səmərəliliyini artırmaqdırzehni əmək. Əsas diqqət problemlərin həllinə, şirkətin strategiyasının həyata keçirilməsinə və qarşıya qoyulmuş məqsədlərə nail olunmasına töhfə verməkdir. Əslində, bu vəziyyətdə böyükdən detallara qədər hərəkət təmin edilir. Aşağıdakı ardıcıllıq həyata keçirilir: müəssisənin vəzifələri - onun strategiyası - məqsədləri - funksional təşkilat. Yalnız bundan sonra vəzifələr - işçilər - onların vəzifələri və motivasiyası.
- Aşağıdan yuxarı analiz üsulu. O, artıq fərdi işçidən və onun tərtib etdiyi vəzifələrdən və məqsədlərdən başlayır. Bu üsul ayrı-ayrı işçilərin əməyini müəssisənin fəaliyyəti və həyata keçirilən rifah strategiyası ilə əlaqələndirməyə imkan verir. Baxmayaraq ki, çox vaxt nəzəri müddəaların yaxşı düşünülmüş olması ilə bağlı şikayətlər olur, lakin praktikada tətbiqi çox şey arzuolunmazdır.
İntrospeksiya haqqında ətraflı
Bu üsul işlərin təkrarlanmasının azaldılması, idarəetmə xərclərinin azaldılması, menecerlərin iş yükünün tənzimlənməsi, icraçıların funksiyalarının ayrılması yolu ilə şirkətin bütün təşkilati strukturunun və fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsinə yönəlmiş səmərəli tövsiyələr hazırlamağa imkan verir. Görülən işlərin son nəticəsi nədir? İntrospeksiyadan istifadə etməklə qurulmuş təşkilati idarəetmə sistemi belə prinsiplər və ideyalar üzrə orientasiyanı təmin edir:
- Rəhbərlik real idarəetməyə görə maaş alır. Buna görə də, çox vaxt istiqamətləndirir, ölçür, hazırlayır və təlimatlandırır. Bundaplanlaşdırmağa, təşkilati işlərdə köməklik etməyə, maliyyə planlarını tərtib etməyə, mövcud vəziyyəti təhlil etməyə və sairə kömək edir.
- Liderin bütün diqqətini özündə cəmləşdirmək üçün tabeliyində kifayət qədər adam olmalıdır. Ancaq eyni zamanda, hər kəs üçün kifayət qədər vaxt olmalıdır.
- Siz təşkilatdakı keçidlərin sayını minimumda saxlamağa çalışmalısınız.
- İfaçılar məhdud sayda yaxşı işlənib hazırlanmış tapşırıqlarla məşğul olmalıdırlar, onların tamamlanması təşkilatın məqsədlərinə nail olmaq üçün birbaşa irəliləyiş olacaq.
- Rəhbərliyin nə istədiyini aydın başa düşmək səmərəsiz ünsiyyət nəticəsində təhrif edilə bilər. Kifayət qədər ümumi bir səbəb çox sayda bağlantıdır. Nəticədə dəyişiklik etmək, problemi müstəqil həll etmək, başqa yollar tapmaq bacarığı azalır.
İntrospeksiya istənilən təşkilatda mümkündür. Bu üsul altı mərhələdən ibarətdir: hazırlıq, məlumatların toplanması, məlumatların işlənməsi, təhlil, hesabat, sonrakı nəzarət. Nəticədə, təşkilati strukturun təkmilləşdirilməsi məsələlərini həll edən yazılı tövsiyələr verilir.
Aşağıdan yuxarı analiz metodu
Şəxsi məqsəd və vəzifələrin qoyulması sayəsində işçinin müəyyən edilmiş dəyərlərə və parametrlərə nail olmaq prosesinə töhfəsi dəqiq müəyyən edilir. Diqqət:
- Hər bir işçinin iş prosesini vəzifələr, məqsədlər vətəşkilati strukturun adekvatlığını təmin edən strategiyalar.
- Hər kəsin ən yaxşı nəticə əldə etməkdə maraqlı olması üçün şərait yaratmaq.
- Aşağıdan-yuxarıya analiz metodu həm də fərdi işi qiymətləndirməyə imkan verir.
Qeyd etmək lazımdır ki, nəzərdən keçirilən yanaşma təkcə təhlil üçün deyil, həm də təşkilatın idarə edilməsi ilə bağlı olan bəzi əsas problemlərin həllində istifadə edilə bilər. Bunlara daxildir:
- Məqsədin qoyuluşu və ona nail olmaq yolu ilə bağlı dialoq vasitəsilə məqsədə çatma prosesinin tərifi.
- İşçilərin performans gözləntilərinə fokuslanması.
- Müəyyən vəzifələrin həlli üçün son tarixlərin konkretləşdirilməsi hesabına işin icra proqramının formalaşması.
- Əmək haqqı sisteminin idarə edilməsinin asanlaşdırılması, öz vəzifələrini mükəmməl yerinə yetirməsinə və işdə əldə etdiyi nailiyyətlərə görə mükafatların verilməsi üçün ağlabatan zəmin yaratmaq imkanı.
- İşçinin irəli çəkilməli olub-olmadığını və yaxşı qazanc əldə edib-etmədiyini qiymətləndirmək.
Ona görə də, bu metod, maksimum sayda vəziyyətə yanaşmaları standartlaşdıran təşkilati və hüquqi idarəetmə sistemi ilə çox yaxşı tamamlanır.
Funksiyalar haqqında
Əsas və ən mühümləri bunlardır: təşkilatlanma, planlaşdırma, tənzimləmə, koordinasiya, motivasiya, nəzarət və tənzimləmə. Bu, strukturda, qaydalarda, mədəniyyətdə, proseslərdə ifadəsini tapır. Təşkilati sistemin idarə edilməsini təmin edirzaman və məkanda elementləri idarə etmək üçün üsul və üsullar toplusundan, onların rasional birləşməsindən, qurulmuş əlaqədən istifadə. Ən əlverişli şəraiti yaratmağa çalışmaq lazımdır. Bu halda, təşkilati sistemlərin idarə edilməsi funksiyaları aydın şəkildə ifadə edilməli, razılaşdırılmalı və müxtəlif şəxslərin məsuliyyətləri ayrılmalıdır.
Və bunlar sadəcə sözlər deyil. Yadda saxlamaq lazımdır ki, funksiyalar əmək bölgüsü prosesində yaranmış ixtisaslaşdırılmış idarəetmə fəaliyyətinin xüsusi növləridir. Onların hər biri idarəetmə tapşırıqları kompleksində həyata keçirilir. Funksiyaların təkrarlanan fəaliyyətlər olduğunu da xatırlamaq lazımdır. Onlar bir şəxs, bölmə və ya qrup tərəfindən həyata keçirilə bilər. Funksiyaların sayı və tərkibi bir sıra amillərdən asılıdır: istehsalın inkişafının miqyası, səviyyəsi və strukturu, təşkilatın ölçüsü, şirkətin digər oxşar obyektlərlə əlaqələri, müstəqillik və texniki təchizat səviyyəsi.
Xüsusi vəzifələr yerinə yetirildi
İdarəetmə funksiyaları təşkilatın fəaliyyətinə istiqamət və xidmət göstərməlidir. Onların hər birinin konkret məqsədi, təkrarlanma qabiliyyəti, məzmunun vahidliyi olmalıdır. Həmçinin, funksiyalar obyektiv olmalıdır. Bu, insanların birgə əməyinin təmin edildiyi şəraitdə idarəetmə prosesinin özünə olan ehtiyacla müəyyən edilir. Bundan əlavə, funksiyalar inzibati aparatın ölçüsünü və strukturunu müəyyən etmək üçün əsasdır. O, bütün nisbətən təcrid olunmuşları birləşdirməlidir, baxmayaraq ki, ümumiyyətlə ayrılmaz şəkildə bağlıdırstrukturlar. Bir çox cəhətdən onlara təşkilati idarəetmə sisteminin məqsədləri təsir edir.
Funksiyaların siyahısı
Bu mövzunu daha yaxşı başa düşmək üçün praktikada nə ilə məşğul olduğumuza baxaq:
- Təşkilat funksiyası. Plan və proqramların praktiki icrası ilə məşğul olur. Təşkilatın yaradılması, onun strukturunun formalaşdırılması, işin şöbələr və işçilər arasında bölüşdürülməsi, habelə onların fəaliyyətinin əlaqələndirilməsi yolu ilə həyata keçirilir.
- Motivasiya funksiyası. O, insanların ehtiyaclarını müəyyən etmək, eləcə də bu halda onları ödəmək üçün ən təsirli və məqsədəuyğun yolu seçmək üzrə ixtisaslaşmışdır. Bütün bunlar təşkilatın qarşısında duran məqsədlərə çatmaq prosesində işçilərin maksimum marağını təmin etmək üçün edilir.
- Nəzarət. Səhvləri, gözlənilən təhlükələri, tələb olunan standartlardan kənarlaşmaları vaxtında müəyyən etmək və davamlı təkmilləşdirmə üçün zəmin yaratmaq üçün lazımdır.
Əlavə funksiyalar
Təşkilat adekvat olmalıdır:
- Reytinq funksiyaları. Onlara elmi əsaslandırılmış hesablanmış dəyərlərin işlənib hazırlanması prosesi kimi baxmaq lazımdır. Onların köməyi ilə kəmiyyət və keyfiyyət parametrləri qiymətləndirilir.
- Planlaşdırma funksiyası. İşçilərin qarşısına qoyulan məqsəd və vəzifələrin həyata keçirilməsi prosesində obyektlərin davranışının ciddi şəkildə tənzimlənməsi lazımdır.
- Koordinasiya funksiyası. Təşkilatın ardıcıl olmasını təmin edir vəplanlı tapşırıqların həyata keçirilməsində yaxşı əlaqələndirilmiş iş.
- Tənzimləmə funksiyası. Nəzarət və koordinasiya ilə birbaşa kəsişir. Əgər xarici/daxili mühitin təsiri altında tələb olunan parametrlərdən kənarlaşmalar baş verərsə, o zaman vəziyyəti elə tənzimləmək lazımdır ki, o, ayrılmış hədlər daxilində olsun.
Tapşırıqlar haqqında
Təşkilat sistemi müəyyən məqsədə çatmaq üçün yaradılır. Məsələn, mümkün olan maksimum gəlir əldə etmək. Və ya 100 milyon rubl. Olsun, amma məqsədə gedən yolda ona nail olmağa imkan verəcək bir sıra vəzifələri həll etməlisən. Qeyd etmək lazımdır ki, onlar öz miqyasına, nəticələrinə, əhəmiyyətinə, gələcəyə təsirinə və həyata keçirilməsinin mürəkkəbliyinə görə fərqlənirlər.
Təşkilati sistemlərin ən yüksək səviyyədə idarə edilməsi vəzifələri nəticə əldə etmək baxımından ən vacib və zəruridir. Axı, köklü bir işçi səhv bir şey edərsə, buna nisbətən dözmək olar. Xüsusilə tez bir zamanda müəyyənləşdirib dayandırsanız. Halbuki yuxarı rəhbərliyin səhvləri daha dağıdıcı nəticələrə malikdir. Bundan əlavə, onları dayandırmaq olduqca çətindir, bunun üçün səhmdarların/təsisçilərin dəstəyinə müraciət etmək lazımdır.
Lakin identifikasiya prosesi də aktualdır. Doğrudan da, bizim şəraitimizdə elə qurulub ki, yuxarı menecer daimi olaraq yoxlanılmır. Və hadisələrin gedişatının lazım olduğu kimi getmədiyini istər nəzarəti həyata keçirməklə, istər hadisələrdən xəbərdar olmaqla, istərsə də reportajda anormallıq müşahidə etməklə öyrənə bilərsiniz.menecerlər sahiblərinə təqdim edirlər. Qarşıya qoyulmuş vəzifələrin səmərəli şəkildə yerinə yetirilməsi üçün idarəetmə sisteminin adekvat təşkilati strukturunun olmasını təmin etmək lazımdır ki, bunun üçün məsuliyyət daşımayan şəxs olmayacaq.
İnkişaf Haqqında
Təşkilati sistemlər daş kimi yerində dayanmır. Həmişə bəzi hərəkətlər var (mütləq yaxşılığa doğru deyil). Ancaq minilliklərin yüksəkliyindən baxsanız, təşkilati və iqtisadi sistemlərin idarə edilməsi hələ də təkmilləşdirilir və inkişaf etdirilir. Bəzən buna yeni metod və yanaşmaların inkişafı təsir göstərir. Elmi-texniki tərəqqi də öz təsirini göstərə bilər. Məsələn, informasiya texnologiyalarından istifadə etmədən idarəetmə nədir? Bir şəxs fərdi sahibkar statusunda işləsə belə, kompüter/smartfon uçot aparmağa, məlumatları vergi xidmətinə, statistika orqanlarına və bir sıra digər strukturlara göndərməyə kömək edir.
Amma indi inkişafda taca çatmağın mümkün olduğunu söyləmək olarmı? Təəssüf ki, heç bir. Artıq mövcud olan texnologiya və üsullara baxmayaraq, sevinmək hələ tezdir. Axı gələcəkdə bəşəriyyəti nə qədər müxtəlif heyrətamiz kəşflər gözləyir. Məsələn, süni intellekti götürək. Bu həll nümunəsi yaxşı performans göstəriciləri ilə hazırlandıqda, yatmağa, dincəlməyə və maaş almağa ehtiyacı olmayan işçinin edə biləcəyi şey sadəcə heyrətləndirəcək və onu yeni şərtlərə uyğunlaşmağa məcbur edəcək.
